HZY Tech | HouseZy ERP - Quản lý doanh nghiệp Bất động sản chuyên dụng

Quản lý đội nhóm, phân quyền, hợp đồng, hóa đơn, công việc, dòng tiền và vận hành doanh nghiệp BĐS trên một hệ thống thống nhất.

Khi một doanh nghiệp bất động sản bắt đầu mở rộng, vấn đề không còn chỉ là có bao nhiêu khách hàng hay bao nhiêu tài sản. Vấn đề lớn hơn là: doanh nghiệp có kiểm soát được toàn bộ vận hành hay không.

Một đội nhóm bất động sản có thể có nhiều nguồn hàng, nhiều lead, nhiều môi giới, nhiều cộng tác viên, nhiều hợp đồng, nhiều khoản phí, nhiều giao dịch và nhiều bên liên quan. Nếu mọi thứ được quản lý bằng tin nhắn, bảng tính, file rời hoặc phần mềm không chuyên biệt, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát.

Đó là lý do HouseZy phát triển HouseZy ERP như một lớp quan trọng trong hệ sinh thái HouseZy - Smart OS Real Estate Platform.

HouseZy ERP được định hướng là hệ thống quản lý doanh nghiệp bất động sản chuyên dụng, giúp doanh nghiệp quản lý đội nhóm, phân quyền, quy trình, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng, công việc, dòng tiền, báo cáo và kiểm soát vận hành trên một nền tảng thống nhất.

HouseZy ERP là gì?

HouseZy ERP là hệ thống quản trị nguồn lực và vận hành doanh nghiệp bất động sản, được thiết kế cho các đội nhóm môi giới, công ty bất động sản, đơn vị phân phối, doanh nghiệp quản lý tài sản, chủ đầu tư, đơn vị vận hành cho thuê và các tổ chức cần quản lý giao dịch bất động sản một cách có hệ thống.

Nếu AMS là nơi quản lý dữ liệu tài sản, CRM là nơi quản lý khách hàng và nhu cầu, thì ERP là lớp quản trị doanh nghiệp phía sau: ai được làm gì, quy trình vận hành ra sao, hợp đồng nào đang xử lý, hóa đơn nào đã phát sinh, khoản thu nào cần theo dõi, hoa hồng nào cần đối soát, báo cáo nào cần cho quản lý.

Nói ngắn gọn:

HouseZy ERP là hệ thống giúp doanh nghiệp bất động sản vận hành có tổ chức, có phân quyền, có quy trình, có kiểm soát và có báo cáo.

ERP không thay thế AMS, CRM, RMS, PMS hay Deal Center. ERP đóng vai trò là lớp quản trị tổng hợp, giúp các module vận hành theo đúng cấu trúc doanh nghiệp.

HouseZy ERP giúp giải quyết vấn đề gì?

Nhiều doanh nghiệp bất động sản không thiếu người, không thiếu khách và không thiếu tài sản. Nhưng lại thiếu một hệ thống để kiểm soát toàn bộ hoạt động.

Các vấn đề thường gặp gồm:

• Không rõ ai phụ trách khách hàng nào.

• Không rõ ai phụ trách tài sản nào.

• Không kiểm soát được quyền truy cập dữ liệu.

• Hợp đồng nằm rải rác trong file, email, Zalo hoặc máy cá nhân.

• Hóa đơn, phí dịch vụ, hoa hồng và công nợ không được đối soát tập trung.

• Giao dịch đã phát sinh nhưng thiếu người theo dõi tiến độ.

• Nhiều người cùng xử lý một việc nhưng không rõ trách nhiệm.

• Quản lý không có dashboard để nhìn tình hình vận hành.

• Khó đo hiệu suất nhân sự, đội nhóm, Partner hoặc chi nhánh.

• Dữ liệu không đủ chuẩn để mở rộng thành SaaS, DaaS hoặc hệ sinh thái giao dịch.

HouseZy ERP được thiết kế để xử lý phần “xương sống vận hành” đó.

Vì sao doanh nghiệp bất động sản cần ERP chuyên dụng?

ERP thông thường thường được thiết kế cho sản xuất, bán lẻ, kế toán, nhân sự hoặc quản trị doanh nghiệp tổng quát. Trong khi đó, doanh nghiệp bất động sản có nhiều đặc thù riêng:

• Tài sản có giá trị lớn

• Giao dịch kéo dài

• Nhiều bên tham gia

• Hoa hồng phức tạp

• Hồ sơ pháp lý nhiều lớp

• Dữ liệu tài sản nhạy cảm

• Đội ngũ môi giới / Partner phân tán

• Doanh thu có thể đến từ nhiều dòng dịch vụ

Một doanh nghiệp bất động sản không chỉ cần quản lý khách hàng. Doanh nghiệp còn cần quản lý tài sản, giao dịch, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng, cộng tác viên, dịch vụ phụ trợ và dữ liệu nội bộ.

Vì vậy, HouseZy ERP không chỉ là một phần mềm quản lý doanh nghiệp thông thường. Đây là ERP được thiết kế theo cấu trúc vận hành bất động sản:

Con người → Vai trò → Quy trình → Giao dịch → Hợp đồng → Hóa đơn → Hoa hồng → Báo cáo

Tính năng chính của HouseZy ERP

HouseZy ERP tập trung vào lớp quản trị doanh nghiệp và kiểm soát vận hành.

Các lớp quản trị chính trong HouseZy ERP

1. Quản lý tổ chức, phòng ban và chi nhánh

Doanh nghiệp bất động sản thường vận hành theo nhiều cấu trúc: công ty, phòng kinh doanh, đội nhóm, chi nhánh, khu vực, dự án hoặc phân khúc.

HouseZy ERP hỗ trợ quản lý cấu trúc tổ chức theo hướng:

• Công ty / entity.

• Phòng ban.

• Đội nhóm.

• Chi nhánh.

• Khu vực phụ trách.

• Dự án phụ trách.

• Partner hoặc cộng tác viên liên quan.

• Người quản lý trực tiếp.

• Quyền truy cập theo vai trò.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp biết rõ: ai thuộc nhóm nào, chịu trách nhiệm gì và được quyền xử lý dữ liệu nào.

2. Quản lý vai trò và phân quyền

Trong bất động sản, không phải ai cũng nên xem toàn bộ dữ liệu.

Một nhân viên có thể chỉ được xem khách hàng mình phụ trách. Một Partner có thể chỉ được xem thông tin công khai hoặc thông tin được mở qua Co-work. Một quản lý có thể xem báo cáo đội nhóm nhưng không nhất thiết sửa dữ liệu kế toán. Một admin có thể được quyền duyệt tài sản, duyệt hợp đồng hoặc xử lý phân quyền.

HouseZy ERP cần hỗ trợ phân quyền theo các lớp:

• Vai trò hệ thống.

• Vai trò trong doanh nghiệp.

• Vai trò trong giao dịch.

• Vai trò theo tài sản.

• Vai trò theo khách hàng.

• Vai trò theo hợp đồng.

• Vai trò theo báo cáo.

• Quyền xem / tạo / sửa / duyệt / xuất / lưu trữ.

Phân quyền là nền tảng để doanh nghiệp mở rộng mà không làm mất kiểm soát dữ liệu.

3. Quản lý quy trình và công việc

Một giao dịch bất động sản thường có nhiều bước nhỏ. Nếu không quản lý bằng workflow, doanh nghiệp dễ bỏ sót việc hoặc xử lý không đồng nhất.

HouseZy ERP có thể hỗ trợ:

• Task.

• Checklist.

• Người phụ trách.

• Deadline.

• Trạng thái xử lý.

• Nhắc việc.

• Ghi chú nội bộ.

• Lịch sử hoàn thành.

• Công việc phát sinh từ deal, hợp đồng, khách hàng hoặc tài sản.

• Báo cáo tiến độ theo người / nhóm / phòng ban.

Ví dụ các task có thể gồm:

• Gọi lại khách hàng.

• Kiểm tra hồ sơ tài sản.

• Chuẩn bị hợp đồng.

• Gửi báo giá dịch vụ.

• Đối soát hoa hồng.

• Nhắc thanh toán.

• Xác nhận lịch xem nhà.

• Hoàn thiện biên bản bàn giao.

• Cập nhật trạng thái giao dịch.

4. Quản lý hợp đồng

HouseZy ERP sẽ phát triển lớp quản lý hợp đồng để hỗ trợ doanh nghiệp bất động sản theo dõi các loại hợp đồng phát sinh trong vận hành.

Các loại hợp đồng có thể gồm:

• Hợp đồng dịch vụ.

• Hợp đồng môi giới.

• Hợp đồng ký gửi.

• Hợp đồng hợp tác Partner / Co-work.

• Hợp đồng hợp tác kinh doanh.

• Hợp đồng SaaS.

• Hợp đồng triển khai công nghệ.

• Hợp đồng thuê / cho thuê.

• Phụ lục hợp đồng.

• Biên bản xác nhận dịch vụ.

• Biên bản đối soát.

Hệ thống hợp đồng cần quản lý được:

• Mã hợp đồng.

• Loại hợp đồng.

• Bên ký.

• Người phụ trách.

• Ngày hiệu lực.

• Ngày hết hạn.

• Trạng thái ký / chờ ký / đang hiệu lực / hết hiệu lực.

• File hợp đồng.

• Phụ lục.

• Điều khoản phí.

• Liên kết với khách hàng, tài sản, deal, Partner hoặc hóa đơn.

Điểm quan trọng: hợp đồng không nên nằm tách rời khỏi vận hành. Hợp đồng cần gắn với deal, dịch vụ, phí, hóa đơn và báo cáo.

5. Quản lý hóa đơn, phí dịch vụ và đối soát

HouseZy ERP cũng sẽ phát triển lớp quản lý hóa đơn để hỗ trợ theo dõi doanh thu, phí dịch vụ, trạng thái thanh toán và đối soát.

Các thông tin cần quản lý có thể gồm:

• Mã hóa đơn / phiếu thu / chứng từ nội bộ.

• Khách hàng hoặc đối tác thanh toán.

• Dòng doanh thu.

• Loại dịch vụ.

• Nội dung hóa đơn.

• Số tiền trước thuế.

• Thuế nếu có.

• Tổng thanh toán.

• Trạng thái thanh toán.

• Ngày phát sinh.

• Ngày đến hạn.

• Người phụ trách.

• Liên kết hợp đồng.

• Liên kết deal.

• Liên kết service item.

• Biên bản nghiệm thu / đối soát.

Với HouseZy, phần hóa đơn cần bám theo Service Revenue Master để tránh việc mỗi người tự ghi nội dung hóa đơn khác nhau.

Ví dụ các nhóm doanh thu cần đối soát gồm:

• Môi giới / trung gian giao dịch.

• Hỗ trợ xử lý giao dịch.

• Referral / giới thiệu khách hàng cho đối tác.

• Tư vấn giá / báo cáo tham chiếu.

• Dịch vụ theo yêu cầu.

• SaaS.

• DaaS.

• Tech Transfer.

• Cho thuê / cho thuê lại nếu có.

HouseZy ERP vì vậy không chỉ quản lý hóa đơn theo số tiền, mà còn quản lý hóa đơn theo dòng doanh thu, hợp đồng, dịch vụ và chứng từ đi kèm.

6. Quản lý hoa hồng và commission split

Bất động sản có cấu trúc hoa hồng phức tạp. Một giao dịch có thể có nhiều bên tham gia: người tạo nguồn tài sản, người tạo nhu cầu, người tư vấn, Partner, closer, người kiểm duyệt, công ty hoặc đối tác liên quan.

HouseZy ERP cần hỗ trợ quản lý:

• Tổng phí / hoa hồng.

• Tỷ lệ công ty.

• Tỷ lệ Partner.

• Tỷ lệ nhân sự nội bộ.

• Vai trò tham gia.

• Điều kiện nhận hoa hồng.

• Trạng thái đối soát.

• Trạng thái thanh toán.

• Thuế / nghĩa vụ mỗi bên theo chính sách áp dụng.

• Lịch sử phê duyệt.

• Gắn với deal, hợp đồng và hóa đơn.

Đây là phần rất quan trọng để HouseZy kiểm soát minh bạch doanh thu và tránh tranh chấp nội bộ hoặc với Partner.

7. Báo cáo quản trị và dashboard điều hành

ERP phải giúp nhà quản lý nhìn được bức tranh vận hành tổng thể.

Các dashboard quan trọng có thể gồm:

• Doanh thu theo dòng dịch vụ.

• Doanh thu theo đội nhóm.

• Doanh thu theo Partner.

• Doanh thu theo khu vực.

• Số hợp đồng đang hiệu lực.

• Số hóa đơn đã phát hành / chờ thanh toán.

• Công nợ theo khách hàng / đối tác.

• Pipeline giao dịch.

• Hiệu suất xử lý lead.

• Hiệu suất nhân sự.

• Hiệu suất chiến dịch.

• Tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang deal.

• Tỷ lệ hoàn thành task.

• Báo cáo hoạt động theo tuần / tháng / quý.

Nhà quản lý không nên phải hỏi từng người để biết tình hình. ERP cần đưa dữ liệu vận hành về dashboard.

HouseZy ERP khác gì phần mềm quản lý doanh nghiệp thông thường?

HouseZy ERP không nhằm thay thế toàn bộ phần mềm kế toán hoặc hệ thống pháp lý chuyên ngành. Vai trò chính là giúp doanh nghiệp bất động sản quản lý vận hành, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng và dữ liệu kinh doanh theo đặc thù ngành.

HouseZy ERP phù hợp với ai?

Các tình huống sử dụng thực tế

Doanh nghiệp cần kiểm soát đội sales

Một công ty môi giới có nhiều nhân sự cần biết ai đang phụ trách khách nào, deal nào, tài sản nào, hợp đồng nào và hoa hồng nào. ERP giúp phân quyền và theo dõi hiệu suất theo đội nhóm.

Giao dịch cần quản lý hợp đồng và hóa đơn

Khi một giao dịch phát sinh, doanh nghiệp cần hợp đồng dịch vụ, biên bản xác nhận, hóa đơn, phí môi giới, đối soát và trạng thái thanh toán. ERP giúp gom các dữ liệu này vào cùng một luồng vận hành.

Partner cần đối soát hoa hồng

Với các giao dịch Co-work, nhiều bên có thể cùng tham gia. ERP giúp ghi nhận vai trò, tỷ lệ, điều kiện hưởng phí, trạng thái đối soát và lịch sử thanh toán.

Doanh nghiệp có nhiều dòng doanh thu dịch vụ

HouseZy không chỉ có môi giới. Hệ sinh thái còn có referral, SaaS, DaaS, valuation, service on demand và tech transfer. ERP giúp phân loại doanh thu theo service catalog để kế toán và quản trị không bị lẫn.

Nhà quản lý cần dashboard điều hành

Thay vì hỏi từng nhóm về doanh thu, số deal, hợp đồng, công nợ hoặc task, nhà quản lý có thể xem dashboard tổng hợp theo thời gian thực hoặc theo kỳ báo cáo.

HouseZy ERP trong Smart OS Real Estate Platform

HouseZy ERP là lớp Management OS trong kiến trúc HouseZy - Smart OS Real Estate Platform.

AMS + CRM + Deal Center + Contract + Invoice + Commission + Report = Real Estate Enterprise OS

ERP không đứng riêng lẻ. ERP kết nối với các lớp khác để tạo hệ điều hành vận hành bất động sản.

Kết nối với AMS

AMS quản lý dữ liệu tài sản. ERP quản lý tổ chức, quyền, quy trình và người phụ trách liên quan đến dữ liệu đó.

Kết nối với CRM

CRM quản lý khách hàng và nhu cầu. ERP giúp phân quyền, phân công, đo hiệu suất và báo cáo hoạt động xử lý khách hàng.

Kết nối với Deal Center

Deal Center quản lý tiến trình giao dịch. ERP quản lý lớp doanh nghiệp phía sau: hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng, task, trách nhiệm và báo cáo.

Kết nối với RMS và PMS

RMS và PMS là các hệ thống quản lý chuyên sâu. ERP đóng vai trò tổng hợp quản trị, phân quyền, báo cáo và vận hành chung.

Kết nối với Service Revenue Master

Các dòng doanh thu như môi giới, referral, SaaS, DaaS, valuation, service on demand và tech transfer cần được quản lý thống nhất. ERP giúp kết nối dịch vụ với hợp đồng, hóa đơn, đối soát và báo cáo.

ERP giúp giảm rủi ro vận hành như thế nào?

HouseZy ERP giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bằng cách đưa vận hành vào hệ thống:

• Rõ vai trò.

• Rõ quyền truy cập.

• Rõ người phụ trách.

• Rõ trạng thái xử lý.

• Rõ hợp đồng.

• Rõ hóa đơn.

• Rõ hoa hồng.

• Rõ công nợ.

• Rõ lịch sử thao tác.

• Rõ báo cáo quản trị.

Các rủi ro có thể giảm gồm:

Từ vận hành rời rạc đến doanh nghiệp BĐS có hệ điều hành

Một doanh nghiệp bất động sản trưởng thành cần đi qua quá trình chuyển đổi:

Tin nhắn rời rạc → File quản lý → CRM/AMS riêng lẻ → ERP tích hợp → Smart OS

HouseZy ERP đóng vai trò đưa doanh nghiệp từ quản lý thủ công sang quản lý theo hệ thống.

Hành trình vận hành có thể đi như sau:

Tổ chức → Phân quyền → Quy trình → Task → Deal → Hợp đồng → Hóa đơn → Hoa hồng → Báo cáo

Khi lớp ERP được kết nối với dữ liệu tài sản, khách hàng và giao dịch, doanh nghiệp có thể kiểm soát vận hành tốt hơn và mở rộng đội nhóm dễ hơn.

Vai trò của HouseZy ERP trong tương lai

HouseZy ERP là nền tảng để HouseZy phát triển các năng lực quản trị cao hơn:

Lưu ý về hợp đồng, hóa đơn và dữ liệu quản trị

HouseZy ERP hỗ trợ quản lý thông tin hợp đồng, hóa đơn, phí dịch vụ, hoa hồng và dữ liệu vận hành trong hệ thống. Tuy nhiên, các thông tin này cần được đối chiếu với hồ sơ thực tế, chính sách nội bộ, quy định kế toán, quy định thuế và hợp đồng đã ký giữa các bên.

HouseZy ERP không thay thế:

• Phần mềm kế toán chuyên dụng nếu doanh nghiệp đang sử dụng.

• Tư vấn pháp lý chính thức.

• Tư vấn thuế / kế toán chuyên môn.

• Nghĩa vụ kiểm tra, lưu trữ và kê khai theo quy định áp dụng.

• Quy trình phê duyệt nội bộ của từng doanh nghiệp.

Với các giao dịch, hợp đồng hoặc hóa đơn quan trọng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại cùng bộ phận kế toán, pháp lý hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn phù hợp.

FAQs | Câu hỏi thường gặp về HouseZy ERP

HouseZy ERP là gì?

HouseZy ERP là hệ thống quản lý doanh nghiệp bất động sản chuyên dụng, hỗ trợ quản lý đội nhóm, phân quyền, quy trình, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng, công việc, dòng tiền và báo cáo vận hành.

ERP trong bất động sản khác gì ERP thông thường?

ERP bất động sản cần quản lý các yếu tố đặc thù như tài sản, khách hàng, giao dịch, hợp đồng, hoa hồng, Partner, ký gửi, phí dịch vụ và dòng doanh thu bất động sản. ERP thông thường thường không được thiết kế sẵn cho các nghiệp vụ này.

HouseZy ERP có thay thế AMS không?

Không. AMS quản lý cơ sở dữ liệu tài sản. ERP quản lý lớp doanh nghiệp, phân quyền, quy trình, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng và báo cáo.

HouseZy ERP có thay thế CRM không?

Không. CRM quản lý khách hàng và nhu cầu. ERP quản lý cấu trúc doanh nghiệp, quyền, task, hợp đồng, hóa đơn, commission và báo cáo tổng hợp.

HouseZy ERP có quản lý hợp đồng không?

Có. HouseZy ERP được định hướng phát triển tính năng quản lý hợp đồng, bao gồm mẫu hợp đồng, loại hợp đồng, bên ký, trạng thái, file, phụ lục, thời hạn, điều khoản phí và liên kết với deal, khách hàng, tài sản hoặc đối tác.

HouseZy ERP có quản lý hóa đơn không?

Có. HouseZy ERP sẽ phát triển lớp quản lý hóa đơn, phí dịch vụ, trạng thái thanh toán, đối soát doanh thu và liên kết với Service Revenue Master của HouseZy.

HouseZy ERP có quản lý hoa hồng không?

Có. ERP có thể hỗ trợ quản lý commission split, vai trò tham gia, tỷ lệ phân chia, điều kiện hưởng phí, trạng thái đối soát và lịch sử thanh toán.

HouseZy ERP có phù hợp với đội nhóm môi giới nhỏ không?

Có. Đội nhóm nhỏ có thể dùng ERP để chuẩn hóa phân quyền, task, deal, hợp đồng, hóa đơn và hoa hồng từ sớm, tránh rối khi mở rộng.

HouseZy ERP có phù hợp với doanh nghiệp lớn không?

Có. Doanh nghiệp lớn có thể dùng ERP để quản lý nhiều phòng ban, nhiều đội nhóm, nhiều Partner, nhiều giao dịch, nhiều dòng doanh thu và nhiều loại báo cáo.

HouseZy ERP có phải phần mềm kế toán không?

Không. HouseZy ERP hỗ trợ quản lý vận hành, hợp đồng, hóa đơn, phí dịch vụ và đối soát. Doanh nghiệp vẫn cần đối chiếu với hệ thống kế toán, quy định thuế và bộ phận kế toán chuyên môn.

Quản lý doanh nghiệp bất động sản chuyên nghiệp hơn với HouseZy ERP

Bạn cần một hệ thống giúp quản lý đội nhóm, phân quyền, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng, công việc và báo cáo vận hành?

>>> Tìm hiểu HouseZy ERP

>>> Liên hệ tư vấn HouseZy Business

Dành cho đội nhóm môi giới

Bạn cần quản lý nhân sự, deal, hợp đồng, hóa đơn, hoa hồng và đối soát rõ ràng hơn?

>>> Tư vấn triển khai ERP cho đội nhóm BĐS

Dành cho doanh nghiệp

Bạn cần hệ thống quản trị chuyên dụng cho doanh nghiệp bất động sản, có thể kết nối AMS, CRM, Deal Center, RMS, PMS và Service Revenue Master?

>>> Liên hệ triển khai HouseZy ERP

>>> Tham khảo thêm về công nghệ của HouseZy | HZY Tech

• HZY Tech | AMS - Asset Management System | Hệ thống quản lý & chuẩn hóa dữ liệu BĐS thông minh

• HZY Tech | HouseZy Map - Bản đồ quy hoạch & Dữ liệu bất động sản đa lớp

• HZY Tech | Marketplace - Nền tảng thông tin & giao dịch bất động sản xác thực

• HZY Tech | Partner & Co-work | Quản lý hệ thống Đối tác hiệu quả

• HZY Tech | Deal Center - Quản lý giao dịch Bất động sản từ Lead đến Closing

• HZY Tech | HouseZy CRM - Hệ thống quản lý Khách hàng & Nhu cầu đặc thù ngành BĐS

• HZY Tech | Zy_AI | AI & Automation ứng dụng trong bất động sản

• HZY Tech | RMS - Quản lý vận hành cho thuê bất động sản

• HZY Tech | PMS - Quản lý thông tin và giao dịch dự án

• HZY Tech | AVM - Định giá tự động & Tham chiếu giá | AI Powered